Over PRINCE2 « Naslagwerk
Inleiding PRINCE2

Waarom mislukken veel projecten?

Vele projecten mislukken, sommige mislukte projecten halen het nieuws, maar het grootste deel wordt maar al te snel vergeten.

Er kunnen verschillende redenen zijn voor mislukking van een project. Enkele vaak voorkomende oorzaken zijn:
Onvoldoende aandacht voor de vraag of een project wel bestaansrecht heeft
Onvoldoende aandacht voor de verwachte kwaliteit tijdens de start van het project
Onvoldoende omschrijving van de vereiste resultaten, leidend tot verwarring over wat het project dient te bereiken
Te weinig communicatie met belanghebbenden en betrokken partijen, leidend tot ongevraagde resultaten voor de klant
Een slechte inschatting van de duur en de kosten, wat leidt tot langere en duurdere projecten
Inadequate planning en coördinatie van resources, met als gevolg een slechte planning
Onvoldoende meetbare maatstaven en te weinig beheersing van de voortgang
Een tekort aan kwaliteitsbeheersing, leidend tot onaanvaardbare of onbruikbare resultaten

Zonder een projectmanagementmethode zullen degenen die opdracht geven voor een project, degenen die het managen en degenen die eraan werken verschillende ideeën hebben over hoe het project georganizeerd zou moeten zijn en wanneer de verschillende aspecten ervan af zouden moeten zijn.

PRojects IN Controlled Environments

PRINCE2 is het officiële acroniem voor PRojects IN a Controlled Environment, 2e versie en is een procesmatige methodiek voor effectief projectmanagement. De methodiek beschrijft het managen van projecten in veranderende omgevingen.
Vandaar dat er ook zou kunnen worden gesproken over PRojects IN a Changing Environment.

Waarom PRINCE2 als projectmanagementmethodiek?

Nogal wat projecten mislukken dus. Niet alleen binnen de overheid, maar in elke bedrijfstak. Deadlines worden niet gehaald, budgetten blijken ontoereikend en vaak worden de doelstellingen van het project niet eens gehaald. Het is dan ook geen wonder dat er veel aandacht uitgaat naar projectmanagementmethoden.

Kenmerk van veel methodieken is echter dat men vertelt hoe men iets moet aanpakken. Vaak weet men echter niet eens wat men moet doen om de kans van slagen van projecten optimaal te maken. En dat is nu net waar bij PRINCE2 de nadruk op ligt.

PRINCE2 biedt voordelen voor bestuurders en managers van projecten én aan organisaties, door gecontroleerd gebruik van resources en de mogelijkheid om zakelijke en projectmatige risico's beter en effectiever te beheren. PRINCE2 biedt gevestigde technieken voor projectmanagement die in de praktijk hun nut bewezen hebben. PRINCE2 wordt in een brede omgeving gebruikt en toegepast, zodat het een gemeenschappelijke taal kan zijn voor alle deelnemers aan het project. PRINCE2 moedigt formele bevestiging van verantwoordelijkheden binnen een project aan en focust op wat, waar, wanneer en voor wie een project een product moet opleveren.

PRINCE2 voorziet projecten van:
Een gecontroleerd en georganizeerd begin, midden en einde
Regelmatige controle op de voortgang tegen de planning en tegen de Business Case
Flexibele beslispunten
Ingebouwde beheersmechanismen voor afwijkingen op het plan
De betrokkenheid van management en belanghebbenden op de juiste momenten en plaatsen gedurende het project
Goede communicatiekanalen tussen het project, het projectmanagement en de rest van de organisatie

Geschiedenis

De geschiedenis van PRINCE2 gaat terug tot in 1975.
In dat jaar bracht een Brits bedrijf, Simpact Systems Ltd., de methodiek PROMPT voor projectmanagement op de markt. Het was een commercieel product die in 1979 door de CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency, Britse overheid) als standaardmethode voor het ontwikkelen van informatiesystemen werd gekozen. Die CCTA introduceerde in 1983 een verbeterde versie als standaard voor projecten en dit onder de naam PROMPTII. PROMPTII bood een gestructureerd maar flexibel kader waarbinnen producten op de juiste wijze konden worden gespecificeerd, ontworpen, ontwikkeld en geïnstalleerd.

In 1989 werd de methode door de CCTA veranderd van naam naar PRINCE. Deze methodiek bestond uit een combinatie van systeemontwikkeling en het projectmanagement ervan en was vooral gericht op complexe IT-projecten.

In de loop van de jaren wordt PRINCE de facto standaard in Engeland.
1996 is het jaar wanneer alle impliciete IT-verwijzingen uit PRINCE worden gehaald. De methodiek wordt daarmee generiek toepasbaar en dit voor zowel kleinschalige als zeer omvangrijke projecten. De methodiek krijgt de naam PRINCE2. Maar ook sinds de introductie in 1996 is de methodiek in beweging.

Onder invloed van marktonwikkelingen en de laatste stand van zaken op het gebied van projectmanagement worden door de CCTA, daar waar noodzakelijk geacht, wijzigingen doorgevoerd. Zo verscheen in 2002 de "revised edition". Het gaat hierbij om een aantal praktische aanpassingen die PRINCE2 nog beter doen aansluiten bij de alledaagse praktijk. Tegenwoordig is PRINCE2 in handen van AXELOS Limited, dat het als handelsmerk heeft geregistreerd.

In de editie van 2005 is de kern van de methodiek onaangetast gebleven; de wijzigingen situeren zich in het consequent gebruik van terminologie, volledige procesdiagrammen en verbeterde leesbaarheid.

Inmiddels hebben we te maken met de 2009 editie.
PRINCE2 is een levendige methodiek en jarenlang intensief gebruik heeft geresulteerd in deze 2009 versie. De laatste jaren ontstond er enige kritiek vanwege de mening (van enkelen), dat de methodiek nogal star en bureaucratisch was.
Met de 2009 versie komt hier zeker een einde aan.
De methodiek wordt meer faciliterend en minder directief, er is uitgebreid nagedacht over het situationeel gebruik en er zijn vanuit diverse internationale gebruikers ook zeer veel actuele best practices in PRINCE2 2009 verwerkt.

In de praktijk is PRINCE2 inmiddels dé standaardmethode die internationaal wordt erkend en gebruikt in het bedrijfsleven.

Gebruikte bronnen

Managing Successful Projects with PRINCE2, 2009 edition