Processen « Over PRINCE2 « Naslagwerk
De 7 processen

De processen

PRINCE2 is een procesgerichte benadering voor projectmanagement. Er zijn 7 processen, die de activiteiten dekken om een project succesvol te sturen, te managen en op te leveren.

Een proces is een gestructureerde reeks van activiteiten, ontworpen om een specifieke doelstelling te verwezenlijken. Het neemt één of meerdere gedefinieerde inputs en verandert deze naar gedefinieerde outputs.

Het PRINCE2 procesmodel

Projectmanagement met PRINCE2 is gebaseerd op 4 managementniveaus, die ook terug te vinden zijn in het procesmodel.
Corporate or programme: het hoogste niveau (extern aan het project).
Directing: beslissingen nemen en geven van richtlijnen door de Project Board.
Managing: dagelijks management en beheersing door de Project Manager.
Delivering: managen van productoplevering door de Team Manager.

Pre-project
In het begin is er iemand die een probleem, idee, visie of bepaalde behoefte heeft. Deze trigger wordt project mandate genaamd, kan eender welke vorm aannemen en wordt aangeleverd door corporate or programme management.
Vooraleer het project volledig in te richten, is het belangrijk om te verifiëren of het project wel lonend en levensvatbaar is.
Deze activiteiten worden gedekt door het Starting up a Project proces en resulteren in een Project Brief en Stage Plan voor de initiation stage. De Project Board controleert de Project Brief en beslist vervolgens om de Project Manager al dan niet met de initiation stage te laten starten.

Initiation stage
Eenmaal er een beslissing is om met een project van start te gaan, dient het te worden gepland met meer detail.
Op basis van de Project Brief wordt de Business Case verder onderbouwd en worden strategieën en beheersinstrumenten voor het verdere projectmanagement vastgesteld. Dit gebeurt in het Initiating a Project proces.
De initiation stage resulteert in de Project Initiation Documentation (PID), welke voor de Project Board dient als basis om de projectuitvoering te autoriseren. Deze versie van het PID dient te worden gearchiveerd om latere reviews mogelijk te maken.

Subsequent delivery stage(s)
De Project Board delegeert het dagelijkse management aan de Project Manager en dit op basis van stages.
In een stage zorgt de Project Manager voor de werkverdeling, ziet toe of de resultaten van het werk overeenkomen met de specificaties en zorgt voor goedkeuring waar nodig.
De Project Manager beoordeelt de voortgang ten opzichte van het plan en maakt prognoses in termen van kosten, tijd, kwaliteit, scope, risico's en baten. Deze voortgang wordt aan de Project Board gerapporteerd in regelmatige Highlight Reports.
Het proces Controlling a Stage bevat de activiteiten om een stage te beheersen.

Het toegewezen werk, vastgelegd in Work Packages, wordt door de Team Manager(s) in het proces Managing Product Delivery uitgevoerd. De voortgang wordt gemeld aan de Project Manager via Checkpoint Reports.

Tegen het eind van elke stage vraagt de Project Manager autorisatie om verder te gaan naar de volgende stage. Hiervoor wordt een rapport over de huidige stage opgesteld, de Business Case wordt geactualiseerd en een volgend Stage Plan wordt opgesteld.
De activiteiten om elke faseovergang voor te bereiden gebeuren in het Managing a Stage Boundary proces.

Final delivery stage
Een project is van tijdelijke aard. Tijdens de laatste delivery stage (nadat de Project Manager goedkeuring krijgt van alle projectproducten) wordt het project afgebouwd en de projectafsluiting voorbereid.
De activiteiten om het project af te bouwen bevatten onder meer het plannen van benefit review(s), die na het project plaatsvinden, en een formele projectevaluatie. Deze activiteiten worden uitgevoerd in het proces Closing a Project.

Processen, activiteiten en acties

PRINCE2 processen bestaan uit een aantal activiteiten, die op hun beurt weer bestaan uit een aantal aanbevolen acties.
Hoe deze activiteiten en acties worden doorlopen, en of deze als afzonderlijk of gecombineerd worden uitgevoerd, is sterk afhankelijk van de aard van het project.


Per activiteit worden ook de verschillende verantwoordelijkheden aangegeven. Deze verantwoordelijkheden zijn gekoppeld aan de te leveren producten, en geven per rol aan wat hun verantwoordelijkheid inhoudt:
Producer - de producent van het product.
Reviewer - de persoon, onafhankelijk van de producent, die het product beoordeelt.
Approver - de persoon die de goedkeuring van het product bevestigt.
Wanneer een verantwoordelijkheid tussen haakjes staat, dan duidt dit aan dat deze in een ander proces ligt.

Gebruikte bronnen

Managing Successful Projects with PRINCE2, 2009 edition