Thema's « Over PRINCE2 « Naslagwerk
Business Case

Waarom is het belangrijk?

Het is een PRINCE2 principe dat een project een voortdurende zakelijke rechtvaardiging moet hebben. In PRINCE2 wordt deze zakelijke rechtvaardiging vastgelegd in een Business Case die de redenen voor het project documenteerd, gebaseerd op de geschatte kosten, risico's en verwachte benefits.

De voortdurende te nemen beslissing betreffende de Business Case is of het project (nog steeds) kan worden gerechtvaardigd. Deze beslissing is gebaseerd op:
Wenselijkheid: de balans van kosten, benefits en risico's.
Levensvatbaarheid: het project kan de producten leveren.
Haalbaarheid: de producten kunnen de verwachte benefits opleveren.

Termen en definities

De Business Case is de belangrijkste bron van informatie voor het project. Het is de drijvende kracht achter besluitvormende processen en wordt voortdurend gebruikt om de voortgang van het project in lijn te houden met de zakelijke opbrengsten en de benefits die in de Business Case zijn gedefinieerd.

Outputs, eindresultaten en benefits
Outputs zijn de specialistische producten die door het project worden geleverd. Deze kunnen worden gebruikt om de bedrijfsvoering te verbeteren. Eindresultaten zijn vervolgens de veranderingen die voortvloeien uit het gebruik van de specialistische producten van het project. De benefits zijn dan weer de meetbare verbeteringen als gevolg van de eindresultaten, die door een of meerdere stakeholders als een voordeel wordt gezien.

De inhoud van de Business Case
De Business Case in PRINCE2 bevat onderstaande informatie.
De inhoud en diepgang kunnen uiteraard per organisatie en project variëren.
Samenvatting voor de opdrachtgever: de belangrijkste punten uit de Business Case, samengevat voor het senior management.
Redenen: de beschrijving waarom het project noodzakelijk is.
Alternatieven: de zakelijke opties, afgewogen om tot het gewenste eindresultaat te komen.
Verwachte benefits: de verwachte besparingen en/of voordelen, in meetbare termen.
Verwachte dis-benefits: de verwachte nadelen, in meetbare termen.
Tijdschaal: de termijn waarbinnen de Business Case dient te worden gerealiseerd.
Kosten: een samenvatting van de project-, beheers- en onderhoudskosten.
Investeringsbeoordeling: de afweging tussen kosten en benefits.
Belangrijkste risico's: de voornaamste risico's die de Business Case bedreigen.

Wat is de PRINCE2 aanpak?

In PRINCE2 wordt de Business Case in het begin van het project ontwikkeld en verder onderhouden gedurende de projectlevensduur. De Business Case wordt door de Project Board bij elke belangrijke beslissing geverifieerd, en bevestigd gedurende de periode waarin de verwachte benefits worden gerealiseerd.

Figuur 4.2 The development path of the Business Case

Het ontwikkelingspad van de Business Case doorloopt 4 stadia:
Ontwikkelen: de juiste informatie voorbereiden om beslissingen te nemen.
Verifiëren: het beoordelen of het project (nog) gerechtvaardigd is.
Onderhouden: het actualiseren van de Business Case met feitelijke en geschatte kosten en benefits.
Bevestigen: het beoordelen of de verwachte benefits effectief zijn gerealiseerd (wellicht post-project).

Het ontwikkelen van de Business Case
De Executive is de eigenaar van de Business Case voor het project en verantwoordelijk dat deze wordt opgesteld en goedgekeurd.
De Business Case op hoofdlijnen wordt pre-project opgesteld in het Starting up a Project proces en wordt afgeleid van het projectmandaat. De Project Board neemt op basis hiervan in het proces Directing a Project een beslissing om al dan niet het project te initiëren.

Tijdens het proces Initiating a Project wordt de Business Case op hoofdlijnen verder ontwikkeld tot een uitgewerkte Business Case. De Business Case wordt verfijnd met de kosten en tijdschaal uit het Project Plan en de belangrijkste risico's uit het Risk Register.

Het verifiëren en onderhouden van de Business Case
De Business Case is de drijvende kracht achter alle besluiten, zodat het project gerechtvaardigd blijft en de zakelijke doelstellingen en benefits kunnen worden gerealiseerd. De Business Case wordt op onderstaande momenten beoordeeld.
Op het eind van het Starting up a Project proces door de Project Board om de projectinitiatie te autoriseren op basis van een acceptabele rechtvaardiging.
Op het eind van het Initiating a Project proces door de Project Board om de projectuitvoering te autoriseren.
Als onderdeel van alle impactanalyses van nieuwe of gewijzigde issues of risico's door de Project Manager.
Samen met een Exception Plan door de Project Board om een gewijzigde fase en de voortgang van het project te autoriseren.
Op het einde van elke fase door de Project Manager om te bepalen of de kosten, tijdschaal, risico's of benefits dienen te worden geactualiseerd.
Op het einde van elke fase door de Project Board om een volgende fase en het verder zetten van het project te autoriseren.
Tijdens de laatste fase door de Project Manager om te beoordelen of het project de gerealiseerde benefits zal realiseren.
Als onderdeel van de benefitsreview (wellicht door het bedrijfs- of programmamanagement) om te bepalen of de verwachte benefits zijn gerealiseerd.

Het bevestigen van de Business Case
Het bevestigen van benefits geschiedt via benefitsreviews, waarbij de aanpak om benefits te bevestigen bestaat uit:
Het identificeren van de benefits.
Het selecteren van objectieve metingen die betrouwbaar de benefits bewijzen.
Het verzamelen van de baseline metingen (waarvan de verbeteringen zullen worden gekwantificeerd).
Het beslissen van hoe, wanneer en door wie de metingen zullen worden uitgevoerd.

Het is de verantwoordelijkheid van de Senior User om de verwachte benefits te specificeren en aan te tonen aan het bedrijfs- of programmamanagement dat deze werden gerealiseerd. Aangezien vele benefits wellicht post-project worden gerealiseerd, kan dit leiden tot activiteiten die pas na projectafsluiting dienen te worden uitgevoerd.
Per definitie is de Executive verantwoordelijk om te verzekeren dat deze benefitsreviews worden gepland en uitgevoerd.

PRINCE2 voorziet een Benefits Review Plan om de scope, timings and verantwoordelijkheden van benefitsreviews vast te leggen.
Dit Benefits Review Plan wordt aangemaakt tijdens het Initiating a Project proces en op het eind van elke fase geactualiseerd met de reeds gerealiseerde benefits en eventuele wijzigingen in de geplande benefitsreviews.

Benefits die tijdens het project worden gerealiseerd, worden door de Project Manager gerapporteerd in het respectievelijk End Stage Report. De post-project benefitsreviews zullen het bedrijfs- of programmamanagement betrekken, die de Senior User verantwoordelijk stellen om de effectief gerealiseerde benefits aan te tonen.

Wat zijn de verantwoordelijkheden?

RolVerantwoordelijkheden
Corporate or programme management
Aanleveren van het projectmandaat en definiëren van standaarden voor het ontwikkelen van de Business Case
Verantwoordelijk houden van de Senior User voor de benefits die post-project dienen te worden gerealiseerd.
Verantwoordelijk voor het Benefits Review Plan (post-project)
Executive
Verantwoordelijk voor de Business Case gedurende de projectlevensduur
Verantwoordelijk voor het Benefits Review Plan gedurende de projectlevensduur (en indien niet door het bedrijfs- of programmamanagement uitgevoerd)
Toezicht houden op de ontwikkeling van een levensvatbare Business Case, verzekeren dat het project aanleunt bij de bedrijfsstrategieën en de financiering van het project veilig stellen
Senior User
Verantwoordelijk voor het specificeren van benefits waarmee de Business Case wordt goedgekeurd
Verzekeren dat de gewenste eindresultaten van het project worden gespecificeerd
Verzekeren dat het project producten levert die de gewenste eindresultaten realiseren
Verzekeren dat de verwachte benefits worden gerealiseerd
Aanleveren van feitelijke versus geprognosticeerde verwachtingen van benefits tijdens benefitsreviews
Senior Supplier
Verantwoordelijk voor de Business Case van de leverancier (indien aanwezig)
Bevestigen dat de vereiste producten kunnen worden opgeleverd binnen de verwachte kosten
Project Manager
Opstellen van de Business Case namens de Executive
Uitvoeren van impactanalyses van alle nieuwe of gewijzigde issues en risico's die de wenselijkheid, levensvatbaarheid of haalbaarheid van het project beïnvloeden
Beoordelen en actualiseren van de Business Case op het eind van iedere managementfase
Beoordelen en rapporteren van de projectprestaties tijdens projectafsluiting
Project Assurance
Ondersteuning bieden bij de ontwikkeling van de Business Case
Verifiëren en bewaken van de Business Case ten aanzien van externe gebeurtenissen en projectvoortgang
Verzekeren dat het project voldoet aan de bedrijfs- of programmastrategie
Bewaken van de financiering van het project namens de klant
Verzekeren dat de ‘value for money’ oplossing constant wordt beoordeeld
Bewaken van wijzigingen op het Project Plan om zo de impact op de Business Case te identificeren
Beoordelen van de impact van potentiële wijzigingen op de Business Case en het Project Plan
Verifiëren en bewaken van het Benefits Review Plan
Project Support
Beheer van elke baseline van de Business Case (configuratiemanagement)

Gebruikte bronnen

Managing Successful Projects with PRINCE2, 2009 edition