Thema's « Over PRINCE2 « Naslagwerk
Change

Waarom is het belangrijk?

Een project speelt zich per definitie af in een veranderende omgeving en daarom is het onvermijdelijk dat ook het project te maken krijgt met wijzigingen.

Wijzigingen kunnen zich aandienen in reactie op externe gebeurtenissen, maar ook bijvoorbeeld door voortschrijdend inzicht; niet alles is op voorhand te voorzien of te plannen. Aan de andere kant kunnen wijzigingen het project ook ten gronde richten. Dit geldt niet alleen voor grote, ingrijpende wijzigingen, maar ook ogenschijnlijke kleine wijzigingen kunnen een desastreus effect hebben op de voortgang en beheersbaarheid van het project.

Een project moet daarom voorzien in het toestaan van wijzigingen, maar wel op een gecontroleerde manier. Elke wijziging moet, vóór de uitvoering ervan, door de relevante autoriteit worden goedgekeurd. En dat is het doel van het thema Control.

Termen en definities

Effectief issue- en wijzigingsbeheer is slechts mogelijk als het wordt ondersteund door een configuratiemanagementsysteem.
Een systeem dat een beoordeling van de impact van wijzigingen vergemakkelijkt en voorkomt dat wijzigingen zonder goedkeuring worden doorgevoerd.

Binnen configuration management zijn enkele begrippen van belang:
Baseline: een momentopname van een product, vastgelegd om een bepaalde status van het product bij te houden.
Version: als een product wordt aangepast, dan blijft de baseline bestaan, maar er ontstaat een nieuwe versie.
Release: een volledig en consistent geheel van producten als één beheerd, getest en overgedragen aan de gebruiker(s).

Elk aandachtspunt in een project wordt binnen PRINCE2 behandeld als een issue. Issues kunnen worden onderverdeeld in:
Request for change: een verzoek tot wijziging van een baseline.
Off-specification: een op te leveren product wordt niet of zal niet opgeleverd worden.
Problem/concern: alle overige aandachtspunten die opgelost dienen te worden.

Wat is de PRINCE2 aanpak?

De aanpak, waarmee issues en wijzigingen gedurende het project zullen worden afgehandeld, wordt tijdens Initiating a Project vastgelegd in de Configuration Management Strategy. Op basis van het beleid en de processen van de organisatie of het programma wordt onder meer vastgelegd welke configuration management procedure wordt toegepast, wat de issue and change control procedure is, welke technieken of tools worden toegepast en wie hiervoor verantwoordelijk is.

Configuration management (procedure)
Het zorgvuldig registreren en beschermen van producten die het project voortbrengt, is van cruciaal belang. De producten zijn tenslotte de vitale middelen (assets) van het project en de organisatie. Configuration management beschrijft het beheer van de producten van het project: bijhouden van gegevens over die producten en het controleren van wijzigingen op die producten. Configuration management is verplicht voor zowel specialist als management products. De mate van formalisering van configuration management wordt per project/organisatie bepaald.

Configuration management voorkomt dat producten verloren raken en biedt op elk moment duidelijkheid over de status van producten (waar is welke versie, wie werkt er aan). Tevens wordt voorkomen dat meerdere versies gelijktijdig worden gewijzigd. Bovendien voorziet configuration management in een back-up, zodat er altijd een weg terug is wanneer een product, ter wijziging vrijgegeven, verloren is gegaan. Configuration management heeft hierdoor een nauwe relatie met issue and change control.

Configuration management procedures bestaan uit de volgende basisactiviteiten:
Planning: beslissen welk niveau van configuration management nodig is en hoe dit wordt geregeld. Welke producten worden meegenomen in configuration management?
Identification: specificeren en identificeren van alle benodigde onderdelen van het eindproduct.
Control: bewaken en baselinen van afgeronde (eind)producten en vrijgeven van producten voor wijziging uitsluitend na autorisatie. Deze activiteit omvat ook het verkrijgen en vastleggen van alle relevante informatie hiervoor (Configuration Item Records).
Status accounting: rapporteren van alle relevante actuele en historische informatie over producten in de vorm van een Product Status Account (b.v. bij het afsluiten van een fase of het project, bij het beoordelen van issues en risico's).
Verification and audit: regelmatig controleren (reviews en configuration audits) of de actuele status van alle producten overeenstemt met de geregistreerde status.

De aanbeveling voor configuration management tijdens een project is om zo goed mogelijk aan te sluiten bij het beleid en de processen van de organisatie. Mogelijk kan er zelfs gebruik gemaakt worden van centrale faciliteiten en/of systemen.

Issue and change control procedure
De issue and change control procedure voorziet een algemene aanpak waarmee issues worden afgehandeld. De aard, omvang en de complexiteit van het project bepalen de detailinvulling.

Figuur 9.1 Issue and change control procedure

Capture: vastleggen van het issue en issue type.
Bepalen van het issue type (request for change, off-specification of problem/concern).
Bepalen of het issue formeel of informeel kan worden afgehandeld.
Informele issues kunnen door de Project Manager met behulp van corrigerende maatregelen worden afgewerkt.
Formele issues worden in het Issue Register vastgelegd en een Issue Report wordt opgesteld (wellicht door de indiener).
Een Issue Register is een logboek voor het bijhouden en onderhouden van informatie betreffende formele issues.
Een Issue Report is een rapport die de beschrijving, de impactanalyse en aanbevolen oplossingen van een formeel issue bevat.

Examine: beoordelen van het issue.
De Project Manager stelt vast wat de impact is (of zal zijn) op:
- De doelstellingen van het project, in termen van tijd, kosten, kwaliteit en scope.
- De Business Case, in termen van verwachte baten.
- Het risicoprofiel, de risicoblootstelling van het project.
Op basis van deze impactanalyse kan de ernst (severity) en prioriteit van het issue worden herzien.

Propose: voorstellen van te nemen opties voor het issue.
Er wordt overwogen welke alternatieve opties er zijn als antwoord op het issue.
Elk optie wordt geëvalueerd voor het effect op tijd, kosten, kwaliteit, scope en risico's.
Een advies wordt gegeven over te nemen opties, waarbij er een evenwicht moet zijn tussen enerzijds het voordeel dat kan worden bereikt met het implementeren van een optie en anderzijds de tijd, kosten en risico's die daarmee gepaard gaan.

Decide: beslissen over uit te voeren opties voor het issue.
De Project Manager mag zelf beslissen over issues op nog niet gebaselinede producten, en die binnen tolerantie vallen. Alle andere issues moeten worden geëscaleerd naar de Project Board (of Change Authority).
De voorgestelde optie wordt ofwel goedgekeurd, geweigerd of uitgesteld.
Een off-specification, die door de Project Board (of Change Authority) wordt geaccepteerd zonder onmiddellijke actie, wordt een concession genoemd.

Implement: uitvoeren van de acties voor het issue.
De Project Manager gaat ofwel de nodige corrigerende acties starten (bijgewerkt of nieuw Work Package) ofwel een Exception Plan opstellen voor goedkeuring door de Project Board (of Change Authority).
Het Issue Register en Issue Report wordt geactualiseerd met de verkregen beslissing en geïnteresseerde partijen worden door de Project Manager op de hoogte gesteld. Eens het issue is afgesloten, wordt het Issue Register en Issue Report bijgewerkt.

De Project Board kan er voor kiezen een Change Authority aan te wijzen. De Change Authority is een orgaan met een of meerdere leden. De Change Authority heeft de bevoegdheid, om binnen gestelde grenzen van tijd en geld, over wijzigingen te beslissen. Te denken valt hierbij aan een limiet per wijziging en/of een change budget per fase. Een change budget is een som geld, voorzien voor de afhandeling van requests for change.
Hierdoor wordt voorkomen dat er voor elke kleine wijziging moet worden geëscaleerd naar de voltallige Project Board.

Wat zijn de verantwoordelijkheden?

RolVerantwoordelijkheden
Corporate or programme management
Aanleveren van de bedrijfs- of programmastrategie voor wijzigingsbeheer en configuratiebeheer.
Executive
Bepalen van de Change Authority en change budget.
Uitzetten van de classificatie betreffende de ernst (severity) van issues.
Uitzetten van de classificatie betreffende prioriteit van requests for change en off-specifications.
Gevolg geven aan requests for advice van de Project Manager.
Beslissen over geëscaleerde issues, met de focus op continued business justification.
Senior User
Gevolg geven aan requests for advice van de Project Manager.
Beslissen over geëscaleerde issues, met de focus op het beschermen van de verwachte baten.
Senior Supplier
Gevolg geven aan requests for advice van de Project Manager.
Beslissen over geëscaleerde issues, met de focus op het beschermen van de integriteit van de volledige oplossing.
Project Manager
Managen van de configuration management procedure, mogelijk bijgestaan door Project Support.
Managen van de issue and change control procedure, mogelijk bijgestaan door Project Support.
Opstellen en onderhouden van het Issue Register, mogelijk bijgestaan door Project Support.
Implementeren van corrigerende acties.
Team Manager
Implementeren van corrigerende acties.
Project Assurance
Adviseren over het onderzoeken en oplossen van issues.
Project Support Administreren van de configuration management en issue and change control procedures:
Ondersteunen van de Project Manager tijdens het onderhouden van het Issue Register.

Gebruikte bronnen

Managing Successful Projects with PRINCE2, 2009 edition