Thema's « Over PRINCE2 « Naslagwerk
Plans

Waarom is het belangrijk?

Zonder planning kan het eindresultaat van projecten niet worden voorspeld in termen van scope, kwaliteit, risico, tijd en kosten. Slecht geplande projecten veroorzaken dan ook veel frustratie, verspilling en werk dat opnieuw gedaan moet worden.

Het doel van het thema Plans is om communicatie en beheersing mogelijk te maken door de resources te bepalen om producten op te leveren (het waar en hoe, het door wie en de inschatting van het wanneer en hoeveel).

Termen en definities

Plannen en planningen voorzien alle betrokken partijen van een project met informatie over:
Wat er nodig is
Hoe en door wie dit zal worden bereikt, samen met welke specialistische mensen en middelen zijn vereist
Wanneer gebeurtenissen zullen plaats vinden
De haalbaarheid van doelen (tijd, kosten, kwaliteit, scope, risico en baten)

Plan
Een PRINCE2 plan is meer dan een tijdschema. Het is een document waarin wordt aangegeven hoe, wanneer en door wie een specifiek resultaat bereikt zal worden. Dit resultaat bevatten de producten van het project, tijd, kosten, kwaliteit en baten.
Plannen vormen de basis van het managementinformatiesysteem van elk project en dienen voortdurend te worden afgestemd met de Business Case. Een plan vereist ook de goedkeuring en betrokkenheid van de relevante managementniveaus van het project management team.

Planning
Planning is het proces om een plan op te stellen en te onderhouden.
Deze term wordt ook gebruikt om de procedures in dit proces te beschrijven (b.v. het opstellen van documenten en diagrammen).
Ongeacht het type of de grootte van een project, het is essentieel om te plannen. Plannen is geen alledaagse bezigheid, het is cruciaal voor het succes van een project.

Planningniveaus
PRINCE2 stelt 3 planniveaus voor om tegemoet te komen aan de noden van de managementniveaus die zijn betrokken in een project. Hierbij kent elk plan eenzelfde structuur.

Figuur 7.1 PRINCE2 planning levels

Project Plan
De Project Manager stelt het Project Plan op in het Initiating a Project proces.
Het Project Plan beschrijft hoe en wanneer resultaten zullen worden bereikt en dit door de belangrijkste producten, activiteiten en resources voor het project in kaart te brengen.
Door het Project Plan in stages te verdelen, is de Project Board in staat de voortgang van het project te bewaken en beheersen. Het Project Plan bevat informatie over de realisaties en verwachtingen. Deze worden bij iedere faseovergang geactualiseerd en eventueel bijgesteld. De verwachte en werkelijke kosten zijn onderdeel van de Business Case.
Zodra de Project Board het Project Plan heeft goedgekeurd, is dit de basis waarmee de voortgang van het project wordt vergeleken en waarover wordt gerapporteerd.

Stage Plan(s)
Een Stage Plan is een detailplan dat de Project Manager in staat stelt om de dagelijkse voortgang van het project te managen.
Voor elke stage van het project is het verplicht om een Stage Plan op te stellen. Dit gebeurt aan het einde van elke (voorgaande) stage. De Project Board dient een besluit te nemen over de investering voor de volgende stage en dient hiervoor de nodige resources beschikbaar te stellen.

Een PRINCE2 project bestaat uit minimum 2 stages: de initiation stage en een (of meerdere) stage(s) voor oplevering.
Het Initiation Stage Plan wordt hiervoor opgesteld in het Starting up a Project proces, terwijl dit voor elk Stage Plan in het Managing a Stage Boundary proces gebeurt. Beide worden door de Project Manager gemaakt en door de Project Board goedgekeurd.

Team Plan(s)
Team Plans worden door de Team Manager opgesteld en afgerond in het Managing Product Delivery proces.
Een Team Plan bevat de gedetailleerde informatie om een of meerdere Work Packages te realiseren.

De omvang, complexiteit en de benodigde resources bepalen de noodzaak en het aantal Team Plans.
Het wordt sterk aanbevolen om een Team Plan op te stellen voor uitbesteed werk. Echter kan het voorkomen dat een leverancier geen inzage wil geven in zijn werkzaamheden of dat teams van leveranciers volgens een andere projectmanagementmethode werken. Daarom stelt PRINCE2 het maken van Team Plans niet verplicht en is er geen standaard sjabloon beschikbaar.
Daar een Stage Plan onderverdeeld is in Team Plans, kunnen bij het maken van een Stage Plan de Team Managers input geven door alvast een ruw Team Plan op te stellen.

Exception Plan
Wanneer wordt verwacht dat een goedgekeurd Project Plan en/of Stage Plan niet voltooid zal geraken binnen de overeengekomen tolerances, dan wordt dit geëscaleerd naar het naast hogere managementniveau. Dit naast hogere managementniveau geeft opdracht tot het maken van een Exception Plan, dat het Project Plan en/of Stage Plan moet gaan vervangen.
Een Exception Plan heeft dezelfde detaillering als het plan dat het moet gaan vervangen en neemt het over vanaf de feitelijk stand van zaken tot het einde van dat plan.

Wanneer een Stage Plan dient te worden vervangen, dient de Project Board dit goed te keuren.
De vervanging van het Project Plan vereist dan weer goedkeuring van het corporate or programme management.
Indien een Team Plan (Work Package) buiten tolerances dreigt te raken, dan wordt er geen Exception Plan gemaakt. Er wordt dan door de Team Manager een issue ingediend bij de Project Manager. Als dit issue binnen stage tolerances kan worden opgelost, dan neemt de Project Manager corrigerende maatregelen en stelt het Work Package bij.

Wat is de PRINCE2 aanpak?

Een project wordt uiteindelijk bepaald door de op te leveren producten. Deze producten staan dan ook centraal tijdens een PRINCE2 planning. Onderstaande figuur heeft de stappen weer voor het maken van een PRINCE2 plan.

Figuur 7.2 The PRINCE2 approach to plans

Het planningsproces is een iteratief proces. Met het loskomen van extra informatie of het aanpassen van de planning zullen er een serie herhalingen optreden tijdens de stappen in het planningsproces.

Design the plan
Uitgangspunt bij het opstellen van een plan is het vaststellen waaraan het plan moet voldoen. Hierbij komt aan de orde:
Presentatie en lay-out: hoe kan het plan het best worden gepresenteerd?
Planningsinstrumenten: wordt er gebruik gemaakt van planningstools?
Schattingsmethoden: zijn er te gebruiken aannames, normen, kengetallen?
Planniveaus: met welke detaillering en diepgang maken we plannen?
Bewakingsmethoden: hoe wordt de voortgang gemeten?
Wanneer het project onderdeel is van een programma, kan het programma al een aanpak voor planning hebben vastgesteld.

Define and analyse the products
Een belangrijk PRINCE2 principe is om eerst de gewenste producten vast te stellen en daarna pas de activiteiten, afhankelijkheden en resources. Deze techniek staat bekend als product-based planning, bestaat uit 4 stappen en wordt toegepast op alle plannen.

Figuur 7.3 Product-based planning technique

Stap 1: Write the Project Product Description
De Senior User is in principe verantwoordelijk voor het beschrijven van het eindproduct. In de praktijk zal de Project Manager wellicht de Project Product Description opstellen in overleg met de Senior User en Executive.
Stap 2: Create the product breakdown structure (PBS)
Het plan wordt opgedeeld in belangrijke producten, die op hun beurt terug worden opgedeeld, tot een geschikt detail voor het plan is bereikt. Dergelijke hiërarchische structuur van te leveren producten wordt een product breakdown structure genoemd.
Producten worden op verschillende manieren weergegeven om de leesbaarheid te verbeteren. Zo kan een rechthoek worden gebruikt om een gewoon product te weergeven, terwijl een ellips of cirkel een product kan weergeven die buiten scope van het plan ligt (external product). Verder kan een kleur de stage weergeven of het team dat het product gaat leveren.
Stap 3: Write the Product Descriptions
Zodra een product is vastgesteld, wordt dit product beschreven en vastgelegd in een Product Description.
In eerste instantie hoeft dat niet meer te zijn dan een identificatie en naam. Verdere detaillering vindt plaats zodra meer bekend is over de eisen die men aan dit product stelt. Een Product Description wordt goedgekeurd gelijktijdig met het goedkeuren van het plan waarin het betreffende product geleverd gaat worden. Bij het goedkeuren van de Product Description dienen alle details van het product vastgelegd te zijn. Wanneer een product op een later tijdstip dient te wijzigen, dient de Product Description de issue and change control procedure te doorlopen.
Stap 4: Create the product flow diagram (PFD)
Een product flow diagram geeft aan in welke volgorde producten van een plan ontwikkeld worden en in hoeverre producten van elkaar afhankelijk zijn. Ook producten, die buiten scope van het plan vallen, worden weergegeven.
Producten worden in een product flow diagram weergegeven als rechthoeken, ellipsen of cirkels en de volgorde d.m.v. pijlen.
Bij het opstellen van een product flow diagram komen vaak nog producten naar voren die tot dan toe nog niet benoemd en beschreven waren. Deze producten moeten worden toegevoegd aan de product breakdown structure en er moeten alsnog Product Descriptions gemaakt worden.

Identify activities and dependencies
Enkel en alleen producten identificeren zal wellicht niet volstaan om een tijdschema op te stellen.

Prepare estimates
xxx

Prepare the schedule
xxx

Document the plan
xxx

Analyse the risks
xxx

Wat zijn de verantwoordelijkheden?

RolVerantwoordelijkheden
Corporate or programme management
xxx.
Executive
xxx.
Senior User
xxx.
Senior Supplier
xxx.
Project Manager
xxx.
Team Manager
xxx.
Project Assurance
xxx.
Project Support
xxx.

Gebruikte bronnen

Managing Successful Projects with PRINCE2, 2009 edition