Thema's « Over PRINCE2 « Naslagwerk
Quality

Waarom is het belangrijk?

Het thema Quality definieert de PRINCE2 aanpak, die zorgt dat producten van het project:
Voldoen aan de bedrijfsverwachtingen.
Vervolgens de gewenste benefits opleveren.

Het focus on products principe staat centraal in de PRINCE2 benadering van kwaliteit. De aanpak is gericht op het bepalen en implementeren van passende maatregelen, waardoor het project producten zal opleveren, die geschikt zijn voor doel.

Termen en definities

De definitie van kwaliteit is het geheel van eigenschappen en kenmerken van een product, dat van belang zijn om te voldoen aan vastgestelde behoeften of eisen. Een product kan in PRINCE2 ook een persoon, proces, service of een systeem zijn.

Quality management (system)
Kwaliteitsmanagement (quality management) omvat alle activiteiten die nodig zijn om te komen tot en het doen uitvoeren van een kwaliteitsstrategie van een organisatie, met als doel te voldoen aan de kwaliteitsverwachtingen van de klant.

Vele organisaties hebben daarvoor een kwaliteitssysteem (quality management system). Dit omvat een organisatiestructuur, processen en procedures om kwaliteitsmanagement te implementeren volgens de kwaliteitsstrategie van de organisatie. PRINCE2 maakt daar deel van uit indien dit is geaccepteerd als de standaard voor projectmanagement. Zowel klant als leverancier kunnen ieder een eigen kwaliteitssysteem hebben. Per project moeten in dat geval keuzes worden gemaakt.

Quality assurance
Kwaliteitsborging (quality assurance) zorgt voor het opstellen en onderhouden van een kwaliteitssysteem en ziet toe op het juiste gebruik ervan. De functie kwaliteitsborging is onafhankelijk en zorgt voor de bewaking van meerdere projecten.

Wat is de PRINCE2 aanpak?

De specifieke benadering van kwaliteit in PRINCE2 is de focus on products, die al start bij de aanzet van het project.
Identificeren van alle producten van het project.
Definiëren van deze producten in Product Descriptions.
Implementeren en opvolgen van de kwaliteitsmethoden die door het project worden aangewend.

Het identificeren en definiëren van producten wordt besproken in kwaliteitsplanning (quality planning), het implementeren en opvolgen van kwaliteitsmethoden in kwaliteitsbeheersing (quality control) en kwaliteitsborging.

Figuur 6.1 The quality audit trail

Quality planning
Tijdens het proces Starting up a Project worden de customer's quality expectations voor het eerst onderzocht en beschreven. De eisen aan het projectresultaat worden vastgelegd in (meetbare en geprioritiseerde) acceptance criteria. Beiden worden vastgelegd in de Project Product Description. In Initiating a Project wordt op basis van deze kwaliteitseisen, de gekozen project approach en de bestaande kwaliteitssystemen de Quality Management Strategy opgesteld. Hierin wordt voor het project aangegeven hoe aan de kwaliteitseisen zal worden voldaan, op welke wijze dit zal worden aangetoond en wie hiervoor verantwoordelijk is. Hier wordt ook het Quality Register aangemaakt.

Aan het eind van elke fase wordt een Stage Plan opgesteld voor de eerstvolgende fase. Dit omvat tevens Product Descriptions van de op te leveren producten, met de daarbij behorende kwaliteitseisen. Dit betekent dus dat bij elke fase vooraf helder bekend moet zijn wat het beoogde resultaat is (welke producten worden opgeleverd), wanneer dit resultaat geschikt is (quality criteria en quality tolerance), hoe wordt getest of het resultaat geschikt is (quality method) en wie hiervoor verantwoordelijk is (quality responsibilities).

Quality control
Kwaliteitsbeheersing (quality control) bevat het controleren of de opgeleverde producten aan de gestelde eisen voldoen, het vastleggen van de resultaten hiervan en het verkrijgen van acceptatie van het eindproduct.

De feitelijke kwaliteitscontrole kan door middel van volgende kwaliteitsmethoden plaatsvinden:
In-process methoden, waarbij kwaliteit in de producten wordt ingebouwd terwijl deze worden ontwikkeld.
Beoordelingsmethoden (appraisal methods), waarbij producten worden beoordeeld op volledigheid en geschiktheid voor doel.
Hier zijn twee types kwaliteitsinspecties te onderscheiden: objectieve (duidelijke ja of nee als resultaat) en subjectieve (oordeel of mening als resultaat). Een voorbeeld van dit laatste is de quality review technique.

Vastlegging van kwaliteitsacties en -resultaten gebeurt in kwaliteitsverslagen (quality records). Deze verslagen worden samengevat in het Quality Register, met verwijzingen naar de gedetailleerde documentatie van elke kwaliteitsactie.
Tijdens het project en bij projectafsluiting zijn deze kwaliteitsverslagen een waardevolle bron van informatie voor analyse, overeenkomstig het PRINCE2 principe learn from experience.

Terwijl kwaliteitsverslagen het bewijs leveren dat elk product voldoet aan de gestelde eisen uit de Product Description, is het wellicht ook verstandig om expliciet goedkeuring (approval records) voor elk product te verkrijgen. PRINCE2 doet geen uitspraken over het formaat of samenstelling van deze goedkeuringen, aangezien deze voor elk project verschillend kunnen zijn (b.v. een handtekening, e-mail, brief of certificaat).

Producten worden dus doorheen de projectlevenscyclus goedgekeurd. Het is echter belangrijk om, in het proces Closing a Project, te controleren of alle goedkeuringen zijn verkregen, en de nodige aantekeningen daarvan voor audit en/of contractuele doeleinden vast te leggen (acceptance records). PRINCE2 gebruikt de term ‘acceptatie’ om de uiteindelijke goedkeuring van het eindproduct te beschrijven.

Quality review technique
De quality review is een door PRINCE2 aanbevolen techniek voor kwaliteitscontrole, die het gebruik van Product Descriptions aanvult. Samengevat houdt de techniek in, dat getoetst wordt of het product voldoet aan de specificaties en geschikt is voor het beoogde doel (‘fit for purpose’). Het is een techniek waarmee een gestructureerde beoordeling van kwaliteitscriteria mogelijk wordt en waarmee wordt bevestigt dat een product compleet is en klaar voor goedkeuring.

De quality review onderscheidt onderstaande rollen in het review team:
Chair: begeleidt het volledige review proces.
Presenter: vertegenwoordigt de producent(en) van het product, zorgt dat het product voor review worden verspreid en coördineert (indien nodig) de acties na de review.
Reviewer: beoordeelt het product, dient vragen in en bevestigt correcties en/of verbeteringen.
Administrator: voorziet administratieve ondersteuning voor de chair en legt resultaten en overeengekomen acties vast.

De quality review vindt plaats in drie stappen: review preparation, review meeting agenda en review follow-up.

De quality review kan de volgende uitkomsten hebben:
Complete: het product vertoont geen defecten en is geschikt voor doel.
Conditionally complete: het product is geschikt voor doel nadat de onderkende defecten volgens afspraak zijn hersteld.
Incomplete: het product vereist een nieuwe quality review.

De formele goedkeuring van een product behoort niet altijd tot het resultaat van de quality review. Producten die als compleet afgetekend zijn, kunnen nog aan een afzonderlijke autoriteit moeten worden voorgelegd.

Wat zijn de verantwoordelijkheden?

RolVerantwoordelijkheden
Corporate or programme management
Aanleveren van details over het kwaliteitssysteem van organisatie of programma
Aanleveren van quality assurance
Executive
Goedkeuren van de Project Product Description
Goedkeuren van de Quality Management Strategy
Bevestigen van acceptatie van het eindproduct
Senior User
Aanleveren van customer's quality expectations en acceptance criteria
Goedkeuren van de Project Product Description
Goedkeuren van de Quality Management Strategy
Goedkeuren van Product Descriptions voor belangrijke gebruikersproducten
Aanleveren van resources voor kwaliteitsactiviteiten en goedkeuring van producten van gebruikerskant
Aanleveren van acceptatie van het eindproduct
Senior Supplier
Goedkeuren van de Project Product Description (indien nodig)
Goedkeuren van de Quality Management Strategy
Goedkeuren van kwaliteitsmethoden, -technieken en tools gebruikt tijdens productontwikkeling
Aanleveren van resources voor kwaliteitsactiviteiten van leverancierskant
Goedkeuren van Product Descriptions voor belangrijke specialist products
Project Manager
Documenteren van customer's quality expectations en acceptance criteria
Opstellen van de Project Product Description (met gebruikers)
Opstellen en onderhouden van de Product Descriptions
Ervoor zorgen dat Team Managers de kwaliteitscontroles toepassen zoals overeengekomen in Product Descriptions en Work Packages
Team Manager
Opleveren van producten zoals beschreven in Product Descriptions
Managen van kwaliteitsbeheersing voor de betrokken producten
Samenstellen van kwaliteitsverslagen
Adviseren van de Project Manager over de kwaliteitsstatus van producten
Project Assurance
Ondersteunen van de Project Board en Project Manager door Product Descriptions te beoordelen
Adviseren van de Project Manager over geschikte reviewers/goedkeurders
Verzekeren van de Project Board dat de Quality Management Strategy wordt toegepast
Project Support
Administreren van kwaliteitscontroles
Onderhouden van het Quality Register en de kwaliteitsverslagen
Ondersteunen van Team Managers en teamleden bij de uitvoering van de kwaliteitsprocessen van het project

Gebruikte bronnen

Managing Successful Projects with PRINCE2, 2009 edition