Over PRINCE2 « Naslagwerk
Wat is PRINCE2?

Wat maakt projecten verschillend van het normale werk?

PRINCE2 definieert een project als volgt: ‘Een project is een tijdelijke organisatie, opgezet om één of meerdere business products op te leveren op basis van een overeengekomen Business Case’.

In deze definitie komen een aantal kenmerken naar voren die een project verschillend maken van het normale werk:
Verandering: een project wordt opgestart om uiteindelijk een verandering te realiseren.
Tijdelijk: eens de verandering is gerealiseerd, kan het normale werk worden hernomen.
Multifunctioneel: om de verandering te realiseren, zijn verscheidene vaardigheden, divisies en wellicht organisaties betrokken.
Uniek: ieder project is uniek, ook al zijn vaak werkwijzen en resultaten vergelijkbaar (b.v. een andere klant, locatie of team).
Onzekerheid: bovenstaande kenmerken zorgen dat projecten worden geconfronteerd met bedreigingen en opportuniteiten.

Wat is PRINCE2?

PRINCE2 is het officiële acroniem voor PRojects IN a Controlled Environment, 2e versie en is een procesmatige methodiek voor effectief projectmanagement. De methodiek beschrijft het managen van projecten in veranderende omgevingen.
Vandaar dat er ook zou kunnen worden gesproken over PRojects IN a Changing Environment.

De focus ligt hierbij op het opleveren van specifieke producten met een duidelijke toegevoegde waarde voor de business.
De publiek domein methodiek geeft hiervoor een heldere beschrijving van de benodigde principes, thema's en processen.
De principes bepalen of een project daadwerkelijk als PRINCE2 project wordt uitgevoerd.
De thema's beschrijven de zienswijze van PRINCE2 met betrekking tot 7 belangrijke onderdelen van projecten.
De processen geven een stap-voor-stap handleiding voor het doorlopen van een project, vanaf de allereerste activiteit tot het ordentelijk afsluiten van een project.

PRINCE2 biedt onder meer een antwoord op de veelgestelde vragen van mensen betrokken in projectmanagement:
Wat wordt van mij verwacht?
Wat doet een Project Manager precies?
Wat moet ik doen wanneer bepaalde zaken niet lopen volgens plan?
Welke beslissingen word ik verondersteld te nemen?
Welke informatie heb ik nodig of welke informatie moet ik aanleveren?
Bij wie kan ik terecht voor ondersteuning? En voor sturing?
Hoe kan ik het gebruik van PRINCE2 op maat maken voor mijn project?

Het is over de jaren inmiddels dé standaard voor projectmanagement, niet het minst omdat ze is gebouwd op vele jaren van best practice op het gebied van projectmanagement, en biedt een flexibel en aanpasbare aanpak, geschikt voor alle projecten.

Projecten managen met PRINCE2

Het doel van PRINCE2 is om op het juiste moment, de juiste informatie beschikbaar te stellen aan de juiste mensen en op die manier de juiste beslissingen te nemen.

Om een project succesvol te managen, zijn er 6 variabelen in elk project die beheerst moeten worden:
Kosten: het project is gebonden aan een bepaald budget.
Tijd: wanneer kan het project worden afgerond?
Kwaliteit: de producten van het project moet geschikt voor doel zijn.
Scope: wat levert het project exact op?
Risico: onzekerheden dienen binnen acceptabele grenzen te blijven.
Baten: waarom doen we dit project eigenlijk?

Om deze 6 variabelen te beheersen, zijn 4 aspecten van belang: plannen, delegeren, bewaken en bijsturen.

Vanuit het oogpunt van de Project Manager betekent dit:
Plannen: om een project te kunnen beheersen, is een plan nodig.
Delegeren: om het plan te kunnen beheersen, wordt het werk deels of helemaal gedelegeerd aan anderen.
Bewaken: om het werk te kunnen beheersen, wordt de voortgang ervan bewaakt ten opzichte van het plan.
Bijsturen: als de voortgang van het werk afwijkt van het plan, moet worden bijgestuurd.

PRINCE2 biedt voor projecten een framework van processen en thema's, die het plannen, delegeren, bewaken en bijsturen van deze 6 variabelen adresseert.

Gebruikte bronnen

Managing Successful Projects with PRINCE2, 2009 edition